Rekisteriseloste

Henkilötietolain 10§ mukainen rekisteriseloste Hierontastudio Soman ajanvaraus- ja
asiakastietojärjestelmälle sekä Tietosuoja-asetuksen mukainen informointi tiedon tallentamisesta.

1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Hierontastudio Soma
Y-tunnus: 3098917-1
Osoite: Haiharankatu 7 G 33710 Tampere
Sähköpostiosoite: [email protected]

2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Rekisterin yhteyshenkilö
Kaisa Välimäki
Haiharankatu 7 G 33710 Tampere
[email protected]
045 250 3440

Tietosuojavastaava:
Kaisa Välimäki
Haiharankatu 7 G 33710 Tampere
[email protected]
045 250 3440

3. Rekisterin nimi
Hierontastudio Soman asiakastietojen, laskutuksen ja ajanvarausten rekisteri.

4. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietolähteet
Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen parantaminen, ajanvarausten mahdollistaminen, hoidon suunnittelun, seurannan ja laadun varmistaminen sekä laskutustietojen ylläpito.
Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä. Tietoja kerätään myös asiakasta palvelevalta hoitohenkilöstöltä. Kerättäviä henkilötietoja käytetään Rekisterinpitäjän ja asiakkaan asiakassuhteiden ylläpitoon, laskutukseen, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen ja viestien mahdollistamiseen. Asiakkaan ja Rekisterinpitäjän välillä on hoitosuhde, järjestelmään tallennetaan myös hoitosuhteen kannalta asiakkaan tallennettavaksi hyväksymät tiedot. Hoitotietojen osalta ne tiedot viedään viranomaisten ylläpitämään Kanta-arkistoon, jotka laki edellyttää vietäväksi.

Asiakastietolaki velvoittaa yksityiset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajat liittymään valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttäjäksi, jos heillä on käytössä sähköisten asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn tarkoitettu tietojärjestelmä. Asiakastietolaki astui voimaan 01.11.2021, johon oli siirtymäaika 01.01.2024.

Ajas Oy järjestelmään on käyttöoikeus vain Hierontastudio Somassa hoitoja tekevillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Tietoja ei luovuteta kolmansien osapuolien käyttöön. Rekisterinpitäjä voi myös lähettää markkinointi- ja muita tiedotusviestejä asiakkaalle, mikäli asiakas on sen sallinut. Asiakas voi kieltäytyä näistä tiedotteista ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen [email protected]

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin talletetaan tai voidaan tallettaa seuraavat tiedot:

nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero, henkilötunnus, asiakkaan laskutustiedot, kuten etu- ja sukunimi, tiedot siitä kuka asiakastietoja on katsellut ja muokannut, tehdyt varaukset, asiakaskäynnit, maksut ja tieto siitä kuka niitä on katsellut tai muokannut. Lisäksi tietolähteinä käytetään asiakkaan itse antamiaan tietoja: sairaudet/vammat, ammatti, harrastukset, lääkitykset, käyntitiedot ja asiakkaan hoidon kannalta välttämättömiä tietoja.

6. Tietojen luovuttaminen säännönmukaisesti ja siirretäänkö tietoja EU:n tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan tai niin pitkään kun laki sitä edellyttää. 12 vuotta
kirjattavan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä, jos kuolemasta ei ole tietoa. Tietojen säilytyksessä on huomioitu sitä koskevat lait, asetukset ja direktiivit. Tiedot voidaan vaatia poistettavaksi mikäli laki sen sallii ja asiakas niin pyytää.

8. Tietojen suojauksen periaatteita
Rekisterinpitäjän käyttämä palvelimen ylläpitäjä ja GDPR-asetuksen mukainen Tiedon käsittelijä on Ajas Oy. 

Rekisteritiedon käsittelyyn käytettävä verkkopalvelu on suojattu salasanoin ja palvelin sekä muut
palvelimet ovat suojattuja palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Salasanoja ei tallennetta palvelimelle selkokielisenä vaan ne säilytetään suolattuina ja kryptattuina “salt” kulloinkin turvallisena pidettynä menetelmää käyttäen. Palvelin sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa Upcloud Oy:n palvelinsalissa Helsingissä. Tietojen säilyvyys on varmistettu automaattisten varmuuskopioiden avulla. Ajas Oy:n henkilöstö on vaitiolovelvollinen ja jokainen on allekirjoittanut salassapitosopimukset, jossa sitoutuvat olemaan paljastamatta mitään asiakastietoihin liittyvää tietoa.

Jos käyttämiimme järjestelmiin murtaudutaan niin, että se vaikuttaa sinuun, saamme siitä tiedon ja
ilmoitamme siitä mahdollisimman nopeasti ja kerromme myöhemmin mitä vastatoimenpiteitä me teimme.

Asiakkaan on pidettävä oma käyttäjätunnus ja salasana salassa kolmansilta osapuolilta, mikäli asiakkaalla on sellaiset. 

Lue lisää: Ajas ja tietosuoja-asetus GDPR.

9. Tarkastus- ja kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa ja EU-direktiivissä turvattuihin oikeuksiinsa ellei laissa muuten määrätä. Pyynnöt on osoitettava kohdassa 2 määritellylle rekisterin yhteyshenkilölle. Kaikkien tallennettujen tietojen lista voidaan pyytää korkeintaan [1] kertaa vuodessa.

10. Evästeet ajanvarausjärjestelmän käyttäjille
Käytämme sivuillamme www.hierontasoma.fi ja ajanvarausjärjestelmässä ns. cookie -toimintoa eli
evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka
mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Ilman evästeitä ajanvarauspalveluun kirjautuminen ei onnistu. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli ajanvarausjärjestelmässä vieraileva käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

11. IP-tiedot
Rekisterinpitäjän käyttämässä Ajas-ajanvarausjärjestelmässä vierailevien käyttäjien IP-osoitteet
tallentuvat niille varattuun lokiin. Lokia käytetään mahdollisiin virheselvityksiin sekä tietoturvan ylläpitoon. Lokiin on pääsy rekisterinpitoon käytettävän Ajas-järjestelmän henkilöstöstä ennalta määrätyillä henkilöillä.

12. Lainsäädäntö
Rekisterinpitäjä noudattaa asiakastietojen säilytyksessä henkilötiedon käsittelyä koskevaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen tietosuojalakia. Rekisterinpitäjä on laatinut organisaatiossa GDPR:n 30. artiklan mukaisen sisäisen Selosteen käsittelytoimista.

13. Peruutusehdot
Peruutuksen on tapahduttava viimeistään 24h ennen varattua aikaa. Saman vuorokauden aikana
peruutetuista ja peruuttamattomista ajoista yrityksellä on oikeus periä 100% varatun palvelun hinnasta.Toivomme peruutusten tapahtuvan ensijaisesti soittamalla, sähköpostilla tai tekstiviestillä. Emme hyväksy sosiaalisen median kautta tulleita peruutuksia. Samat peruutusehdot koskevat myös hyvinvointietuuksia ja lahjakortteja.

14. Hyvinvointietuudet
Epassilla, Smartumilla tai Edenredillä ostetut henkilökohtaiset lahjakortit ovat 3kk voimassa ostopäivästä ellei toisin ole sovittu erillisellä yhteydenotolla.

15. Varattu aika
Pitää sisällään yksilöllisen tarpeesi mukaan alkuhaastattelun, kirjaamisen, riisuutumisen, pukeutumisen, mahdolliset jälkihoito-ohjeet kuten venytys- ja harjoitteluohjeet.